Перевозка архива

Несмотря на то, что в настоящее время документооборот переходит в электронный формат все же во многих компаниях и организациях имеется свой собственный архив. В тех случаях, когда компании предстоит переезд или ликвидация, первым делом обеспечивается сохранность архива.

Для того, чтобы перевезти архив, одной грубой силы обычно недостаточно. Ведь документы, которые входят в архив, обычно представляют социально-культурное значение.Для того, чтобы перевезти архивные документы, необходим специалист по архивированию. Очень важно правильно комплектовать архив, удачно систематизировав документы по определенному принципу.

Если бумаги будут неправильно систематизированы и промаркированы при передаче их в архивное хранение, то велика вероятность того, что многолетняя история будет просто утеряна. А этого допустить нельзя. Обязанность ведения архивирования документов закреплена на законодательном уровне.

Для чего нужна перевозка архива и сохранение архивной документации

Любая компания, которая располагает собственной бухгалтерией и имеет большое количество сотрудников в штате, рано или поздно сталкиваются с тем, что часть документов необходимо где-то хранить. Именно для этой цели и существует архив. Но площади большинства офисных помещений не позволяют хранить устаревшие бумаги у себя. Поэтому многие организации сдают свои архивные данные в специальный фонд, который может быть как частным, так и государственным.

Услуги по перевозке документов могут потребоваться в нескольких случаях, а имено:

• при переезде компании и, соответственно, собственного хранилища;
• при отправке документации на хранение в специально созданное хранилище.

В обоих случаях важно организовать транспортировку без потерь и при этом не забыть про то, что надо соблюсти регламенты специальных хранилищ.

Правила транспортировки архивной документации

Для того, чтобы понимать, как часто требуются такие услуги, надо  знать как должны архивироваться те или иные документы. Так, бухгалтерские и налоговые бумаги должны систематизироваться каждые 4 года, а для Пенсионного фонда — каждые 6 лет. В архив поступают документы, которые имеют срок хранения более 10 лет. К ним, в первую очередь, относятся кадровые документы.

Перед тем как организовать перевозку, бумаги надо подготовить. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы и помещены в соответствующие папки. Не стоит забывать о том, что должна быть подготовлена сдаточная опись, в котором дано описание всех документов с указанием количества страниц и сроков хранения. Опись составляется в 2 экземплярах, одна остается в организации, а вторая передается в архив.

Важно

Процесс транспортировки архива включает в себя несколько этапов, каждый из которых требует особого внимания.

 

Прежде всего, необходимо сформировать сдаточную опись. Готовый архив упаковывают с прочные коробки в соответствии с составленной описью. Каждый упаковочный материал должен быть хорошо проклеен скотчем. Каждый короб обязательно маркируется в соответствии с описью. Если вместе с бумагами требуется перевезти стеллажи, то они освобождаются и разбираются.

Во время погрузки коробок в автомобиль необходимо учитывать маркировку, а также порядок, по которому они будут размещаться в хранилище.Заключающим этапом транспортировки является разгрузка коробок, мебели. Стеллажи собирают и только после этого только начинают распаковывать коробки с документами в соответствии с маркировками.

Транспортировка специализированных архивов

Музейные и литературные архивы относятся к специальным, поскольку требуют особых условий хранения. Для их хранения создается особый микроклимат. В процессе перевозки некоторых музейных экспонатов также необходимо соблюсти ряд условий, чтобы не навредить им. Все перевозимые экспонаты необходимо упаковать в специальный тип негорючих материалов и с особыми свойствами. Упаковочные короба необходимо заменить на климатические ящики из фанеры. Не стоит забывать о слое-влагоуловителя и фольге.

Для перевозки музейных архивов обычно используют транспортные средства, которые имеют грузоподъемность от 3 до 6 тонн, имеющие цельнометаллический фургон. Внутри фургона должна поддерживаться определенная температура. Стены обиваются специальной обшивкой.