Перевозка архива
Несмотря на то, что в настоящее время документооборот переходит в электронный формат все же во многих компаниях и организациях имеется свой собственный архив. В тех случаях, когда компании предстоит переезд или ликвидация, первым делом обеспечивается сохранность архива.
Оглавление
Для того, чтобы перевезти архив, одной грубой силы обычно недостаточно. Ведь документы, которые входят в архив, обычно представляют социально-культурное значение.Для того, чтобы перевезти архивные документы, необходим специалист по архивированию. Очень важно правильно комплектовать архив, удачно систематизировав документы по определенному принципу.
Если бумаги будут неправильно систематизированы и промаркированы при передаче их в архивное хранение, то велика вероятность того, что многолетняя история будет просто утеряна. А этого допустить нельзя. Обязанность ведения архивирования документов закреплена на законодательном уровне.
Для чего нужна перевозка архива и сохранение архивной документации
Любая компания, которая располагает собственной бухгалтерией и имеет большое количество сотрудников в штате, рано или поздно сталкиваются с тем, что часть документов необходимо где-то хранить. Именно для этой цели и существует архив. Но площади большинства офисных помещений не позволяют хранить устаревшие бумаги у себя. Поэтому многие организации сдают свои архивные данные в специальный фонд, который может быть как частным, так и государственным.
Услуги по перевозке документов могут потребоваться в нескольких случаях, а имено:
- при переезде компании и, соответственно, собственного хранилища;
- при отправке документации на хранение в специально созданное хранилище.
В обоих случаях важно организовать транспортировку без потерь и при этом не забыть про то, что надо соблюсти регламенты специальных хранилищ.
Правила транспортировки архивной документации
Для того, чтобы понимать, как часто требуются такие услуги, надо знать как должны архивироваться те или иные документы. Так, бухгалтерские и налоговые бумаги должны систематизироваться каждые 4 года, а для Пенсионного фонда — каждые 6 лет. В архив поступают документы, которые имеют срок хранения более 10 лет. К ним, в первую очередь, относятся кадровые документы.
Перед тем как организовать перевозку, бумаги надо подготовить. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы и помещены в соответствующие папки. Не стоит забывать о том, что должна быть подготовлена сдаточная опись, в котором дано описание всех документов с указанием количества страниц и сроков хранения. Опись составляется в 2 экземплярах, одна остается в организации, а вторая передается в архив.
ВажноПроцесс транспортировки архива включает в себя несколько этапов, каждый из которых требует особого внимания.
Прежде всего, необходимо сформировать сдаточную опись. Готовый архив упаковывают с прочные коробки в соответствии с составленной описью. Каждый упаковочный материал должен быть хорошо проклеен скотчем. Каждый короб обязательно маркируется в соответствии с описью. Если вместе с бумагами требуется перевезти стеллажи, то они освобождаются и разбираются.
Во время погрузки коробок в автомобиль необходимо учитывать маркировку, а также порядок, по которому они будут размещаться в хранилище.Заключающим этапом транспортировки является разгрузка коробок, мебели. Стеллажи собирают и только после этого только начинают распаковывать коробки с документами в соответствии с маркировками.
Транспортировка специализированных архивов
Музейные и литературные архивы относятся к специальным, поскольку требуют особых условий хранения. Для их хранения создается особый микроклимат. В процессе перевозки некоторых музейных экспонатов также необходимо соблюсти ряд условий, чтобы не навредить им. Все перевозимые экспонаты необходимо упаковать в специальный тип негорючих материалов и с особыми свойствами. Упаковочные короба необходимо заменить на климатические ящики из фанеры. Не стоит забывать о слое-влагоуловителя и фольге.
Для перевозки музейных архивов обычно используют транспортные средства, которые имеют грузоподъемность от 3 до 6 тонн, имеющие цельнометаллический фургон. Внутри фургона должна поддерживаться определенная температура. Стены обиваются специальной обшивкой.
- Страховка груза при транспортировке
- Ответственность за транспортировку авто.
- Перевозка архива
- Шнековый снегоболотоход ЗИЛ-4904
Перевозка такого груза как архив ещё сложнее, чем перевозить хрусталь. Данный груз подвержен воздействиям, также требует порядка в погрузке и разгрузке.
Перед транспортировкой документы нужно систематизировать и позаботиться о копиях самых ценных бумаг. Также изначально нужно выбирать фирму, которая выполнила не одну безупречную перевозку архива.
Побывал как то в областном архиве. Какие там хранятся интересные вещи! И как все аккуратно разложено и каталогизировано. Перевезти все это без потерь и повреждений и на новом месте так же сложить - задача, требующая опыта.
Когда речь идет о перевозке архивов, сразу вспоминается ситуация в одной из крупных компаний, где я работал. Там документы представляли не только историческую ценность, но и юридическую значимость, поэтому процесс их транспортировки напоминал операцию спецслужб. Важно, чтобы архивные документы были не просто грамотно систематизированы, но и надежно упакованы. Современные технологии позволяют использовать специальные защитные материалы, которые минимизируют риск повреждения. Например, в музеях часто применяют климатические ящики из фанеры с встроенными датчиками температуры и влажности. Такая же практика могла бы стать стандартом и для корпоративных архивов. Кроме того, важным аспектом является и маркировка. Нередко бывает, что при переезде теряются нужные документы из-за банальной путаницы в обозначениях. Это похоже на аналогичный процесс в логистике, где без четкой маркировки грузов случаются ошибки. В итоге, экономика теряет более ста миллионов долларов ежегодно. Всё это подчеркивает важность не только физической транспортировки, но и предварительной подготовки бумаг, включая составление детальной описи. В нашей компании мы внедрили процедуру, когда каждая коробка проходит двойную проверку на соответствие описи перед погрузкой. Это позволило нам сократить количество ошибок почти до нуля. Транспортировка архива – это не просто перевозка груза, а целая стратегия, требующая внимания к деталям, и чем больше таких деталей учтено, тем выше шанс сохранить историю компании в целости и сохранности.
Перевозка архивов – это как перевозка антиквариата. Нельзя просто взять и кинуть всё в одну коробку. Нужна четкая систематизация и упаковка. Важно позаботиться о сохранности данных, ведь для компании это может быть критически важно. Вспоминается, как однажды при переезде потеряли часть документов, и это создало массу проблем.
Часто сталкиваюсь с тем, что многие недооценивают важность правильной упаковки архивов. Это как в строительстве: если фундамент не заложен правильно, всё здание может рухнуть. Вот и с документами – если не уделить должного внимания маркировке и упаковке, можно потерять важные данные, что потом обернется большими проблемами.