Перевозка бумажного архива

Бумажный архив имеется как у небольших, так и крупных организаций. В нем хранится многочисленная документация. Стоит отметить, что на сегодняшний день большинство организаций старается переносить информацию на электронные носители, однако такое решение неспособно в полном объеме решать проблемы, связанные с необходимостью хранения данных.

Во время ведения деятельности нередко возникает потребность в смене адреса. В данной ситуации требуется перевезти бумажный архив документов. Столкнувшись с подобной задачей, важно действовать грамотно, уделяя повышенное внимание подготовительному этапу, а также погрузочным мероприятиям. Допущенная халатность по прибытию в новый офис может вызвать ряд больших трудностей.

Полезная информация

Руководителям организаций важно проявлять достаточное внимание при переезде, делая акцент на сохранности баз с данными, учредительной документации и лицензий. Разумным решением будет сделать дубликаты разрешительных документов, заверив их нотариально. До того как приступать к перемещению архива, рекомендуется поместить всю заверенную у нотариуса документацию в надежное место.

Так, их можно передать на временное хранение ответственному сотруднику или же в банковское учреждение. Подобные меры предосторожности не лишние. По практическому опыту, очевидно, что подобный подход имеет безусловную пользу.

Подготовительные этапы лучше всего подразделить на части. Изначально приступают к составлению одного важного документа, предназначенного для сотрудников организации. В бумаге отображают перечень документации, которые планируется доставить на новое место. В обязательном порядке обозначают категории и прописывают заголовки. Это гарантирует безошибочную сортировку сотрудниками. Например, документ можно назвать «База клиентов», «Налоговые отчеты» и т.д.

По окончанию сбора документации по тематической принадлежности приступают к упаковке. Изначально осуществляют размещение бумаг по папкам. Далее папки по несколько штук упаковывают. Для этого целесообразна пленка. Спешить при выполнении данных мероприятий нельзя. Более того, следует делать акцент, чтобы сортировка осуществлялась, исходя из содержимого документации и специфичности сведений.

Следующий этап предполагает крупную упаковку. Практически в каждом случае предпочтение отдается картонным коробкам. В нее укладывают папки, предварительно завернутые в пленку. Целесообразно использование коробок, готовых выдерживать до 20 кг. Такие грузы по силам поднять и перемещать мужчинам вручную.

При подготовке к переезду архива крупной организации потребуется задействовать большегрузные транспортные средства. При погрузочных мероприятиях придерживаются принципа паллетирования. Он предполагает размещение большого количества картонных коробок на поддоне и оборачивание последнего специальной пленкой.

Систематизация пачек и маркировка каждой из них, а также коробок, позволяет не перепутать бумаги при погрузочно-разгрузочных мероприятиях, а по прибытию — облегчить их поиск. Не будет лишним составления списка со всеми коробками.

Чтобы исключить потери, важна тщательная упаковка. Каждую картонную коробку необходимо заклеивать. В этих целях подойдет обычная клейкая лента. Чтобы избежать раскрытия при переносе коробок и при транспортировании, стоит отдавать предпочтение дорогим качественным экземплярам. Заклеивание должно осуществляться при плюсовых температурах в теплых помещениях.

По окончанию вышеперечисленных мероприятий, можно переходить к следующему этапу — обозначению целесообразного транспортного средства. Для небольших и средних организаций вполне уместным вариантом станут ГАЗЕЛи. Для больших такие машины не целесообразны, так как за один рейс перевезти архив не предоставляется возможным. А при нескольких заходах возникнут неоправданные временные и финансовые затраты. Таким образом, для крупных предприятий разумным решением будет выбор техники, способной за 1 раз решить задачу.

Акценты при перемещении бумажных архивов 

По окончанию перемещения бумажного архива приступают к систематизации. Спешить с распаковкой не стоит. Сначала выполняют подсчет коробок и сверку со списком, который составлялся при подготовке. Сверив и удостоверившись, что все на месте, можно распаковывать документацию. Разбор папок разумно поручить профильному специалисту, которому хорошо знакомы документы.

При обращении к транспортным организациям, готовым выполнить перевозку бумажного архива, скорее всего, последует предложение о страховке груза. Целесообразность услуги стоит оценить объективно. Конечно, при наступлении страхового случая исполнитель выплатит значительную компенсацию, но если будут утрачены важные сведения, то выплата будет в любом случае несоизмеримой.

Избежать подобного можно, обращаясь к профильным специалистам. Транспортные компании-профессионалы с хорошей репутацией не допустят порчи и утраты вверенного к перемещению содержимого, так что вполне можно обойтись без расходов на страховку. Также стоит отметить, что серьезными исполнителями предоставляются услуги бронированного автотранспорта и сопровождения охраной службой, что существенно повышает безопасность перемещаемых бумаг. Непосредственно при транспортировании разумным решением станет сопровождение одним из руководителей.