Первичный учет при грузоперевозках

Согласно действующим нормативным документам любая компания, чья деятельность связана с оказанием услуг населению, обязательно должна вести учет, который связан с оформлением ряда документов. Справедливо отметить, что любая сфера деятельности человека устроена таким образом, что необходимо вести первичные учетные документы. При этом их пакет будет отличаться в зависимости от сферы оказываемых услуг.

Если раньше такого рода документы оформлялись на бумаге и от руки, то сегодня технический прогресс позволяет перенести всю информацию на цифровые носители. Разработано большое количество программ, которые позволяют существенно облегчить процесс ведения необходимой документации. В крупных транспортных компаниях все устроено таким образом, что есть ответственное лицо, которое занимается оформлением первичной документации, которая потом поступает в бухгалтерию.

Документация, оформляемая при отгрузке

Факт погрузки оформляется таким образом, что находит место сразу в нескольких документах. Так, в обязательном порядке оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН). В настоящее время данный документ оформляется по форме 1-Т и относится к числу документов строгой отчетности.

ТТН призвана выполнять сразу несколько задач, а именно:

• позволяет производить учет и расчет грузов, доставляемых автомобильным транспортом;
• производить мониторинг движения ценностей;
• вести не только бухгалтерский, но и складской учет.

Товарно-транспортная накладная используется на многих предприятиях, прежде всего на тех, деятельность которых связана с эксплуатацией транспортных средств, в том числе и для доставки грузов. При этом совсем неважно какая форма собственности у данного предприятия.

Ценность ТТН заключается в том, что именно в этом документе фиксируется тот момент, когда именно происходит факт отгрузки, следовательно, и тот момент, когда произошел переход права собственности. Накладную, как правило, сверяют путевым листом. Даты и время в обоих документах должны совпадать.

Накладную должен оформлять отправитель для каждого рейса. Все графы должны быть заполнены, если же остаются пустые и незаполненные строки и столбцы, то их следует перечеркнуть. Это необходимо сделать для того, чтобы другие лица не вносили никаких изменений в отчетную документацию. Водитель в ТТН ставит свою подпись, тем самым подтверждая, что он принял груз для доставки.

Для того, чтобы обнаружить фальсификацию, достаточно сверить накладную, путевой лист и акт взвешивания автомобиля, который также является обязательным документом, оформляемый при отгрузке.

Акт взвешивания автомобиля заполняется в свободной форме. Это довольно важный документ, поскольку именно на его основе производится оформление счета за оказанную услугу. Также благодаря этому документу грузоотправитель ведет учет объема осуществляемых перевозок.

Данный документ используют и грузоотправители, и грузополучатели. Документ оформляют после контрольного взвешивания 5-10 транспортных средств. Если есть в этом необходимость, то может быть произведено взвешивание отдельно только груза. Процедура взвешивания груза обязательна и от нее не вправе отказаться ни одна из сторон.

Факт погрузки подтверждается актом контрольной проверки правильности погрузки. Этот документ дает возможность сверить все данные из накладной с реальными данными. По сути, данный документ выступает в качестве дополнения к товарно-транспортной накладной. Акт должен быть подписан членами специально созданной на предприятии комиссии.

Документы, связанные с маршрутом

Для того, чтобы груз был доставлен оперативно, в целости и сохранности, специалист транспортной компании должен грамотно построить маршрут следования. Что касается оформления документов, связанных с регистрацией маршрута, то, прежде всего, речь идет об оформлении путевого листа. Это обязательный вид документа, который оформляется по унифицированной форме. По данному документу можно проследить путь следования транспортного средства, а также перепроверить, сколько топлива ушло на ту или иную доставку. Данный документ оформляется в единственном экземпляре.