Документация для транспортирования грузов на автопредприятиях

Какие документы нужны для грузоперевозок, необходимо точно знать транспортным организациям, во избежание проблем с клиентами. Так, начальный этап предполагает заключение договора, а при возникновении недоразумений (спорных ситуаций) с заказчиком судебный иск.

Договора

Договора являются коммерческим документом, предметом которого являются перевозка грузов автотранспортными средствами. Договор выступает соглашением между отправителем — клиентом и перевозчиком — исполнителем, доставляющим багаж в обозначенное заказчиком место. В нем указывают, какую денежную сумму должна получить транспортная организация.

Договора могут быть заключены как для одного рейса, так и на любые сроки (месяца, года и т.д.). «Разовый» договор чаще всего действует при транспортировании индивидуальных грузов (в качестве примера можно рассмотреть перевозку мебели). В данном случае, документ может быть устным или письменным. В нем производят описание определенных обязательств сторон. При его подписании перевозчик подтверждает, что согласен осуществить перевозку, приняв багаж.

Что касается соглашений на долгосрочной основе, то они заключаются письменно. В условиях предусматривается, что заказчик должен в установленный срок предоставить к транспортированию грузы. В случае действия договора на организацию грузов, собственнику необходимо подать соответствующую заявку.

Чаще всего типовые договора на автоперевозку грузов могут быть заключены следующим образом: грузоотправитель — исполнитель/перевозчик или заказчик — перевозчик. Также обязательства и права сторон могут быть регламентированы контрагентами.

Заявка-заказ

В случае заключения договора на организацию перевозки, предоставление услуг осуществляется, как только владельцем груза выполнена подача заявки, в которой указывается ряд обязательных сведений. Это касается:

• реквизитов отправляющего товар/имущество лица;
• названия грузов, с указанием количества мест, которые будут заняты, объема, описания тары/упаковки;
• даты и времени подачи спецтехники для погрузочно-разгрузочных работ;
• реквизитов получателей;
• типа транспортных средств;
• стоимости услуг.

Заявки являются действительными при условии, что они поданы заблаговременно, заверены печатями и подписями каждой из сторон — участников договора.

Заказ-наряд

Заказ — наряды на предоставление транспортных средств для перевозок являются одной из форм договора фрахтования. Данная документация оформляется, если перемещаемое имущество не относится к категории, подлежащей учету при осуществлении транспортирования товарно-материальных ценностей с сопровождением представителей или владельцев.

Данный документ оформляется тремя экземплярами (оригиналы). Подписание осуществляется фрахтователем и фрахтовщиком. Они могут быть физическими или юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями (ставят печати). Два первых заказ-наряда получают подписанты, 3-ий скрепляют со счетом за оказываемые услуги.

Заказы-наряды должны соответствовать количеству используемых транспортных средств.

Товарно-транспортная накладная (ТТН)

Данные сопроводительные документы для грузоперевозок обязательны при осуществлении коммерческих перевозок. Они являются основанием для списания товарно-материальных ценностей и постановки на приход получателем. Документация используется бухгалтерией, складами, оперативным учетом.

Транспортная накладная

Является подтверждением к договору. Выписываются для каждой из партий в отдельности. Когда задействуется несколько автомобилей, по количеству их единиц определяют, сколько нужно транспортных накладных. Оригинальными экземплярами владеют отправители, перевозчики и получатели.

Путевой лист

Документ необходим для осуществления контроля работы транспортных средств и водителей. При отсутствии оформленного надлежащим образом путевого листа перевозки запрещены!

Выдача путевого листа осуществляется по количеству задействованных транспортных средств. Действовать документ может от 1 до нескольких дней, но не более месяца. Хранение путевых листов по закону должно быть не меньше, чем 5 лет.

Договора транспортной экспедиции

Данная документация является соглашением между сторонами. Оформляется, если заказчик нуждается в экспедиционных услугах. Так, потребность в данном документе возникает при получении документации на перевозку багажа автомобилем, предполагающей ввоз/вывоз из страны продукции, прохождении таможни, внесении обязательных платежей, хранении товара и т.д.

Поручения экспедиторам

В них прописывают списком задания, и то, на каких условиях будут реализовываться экспедиторские услуги. Данная документация предназначена для экспедиторов. В ней описывают грузы, их размеры и количественный показатель. Разработка поручений осуществляется клиентом. Документ может подаваться в удобном виде (оцифрованный, на бумаге, факсимильный).

Экспедиторские и складские расписки

Первой распиской экспедиторы подтверждают получение груза от отправляющего лица. Заполнение и выдача клиентом происходит при приеме товара экспедитором. Складские расписки требуются для подтверждения принятия товара на складское хранение. Заполнение производят экспедиторы.

Генеральные доверенности

Данную документацию заказчики должны предоставить исполнителю, если на него планируется возложить обязанности по получению, хранению, транспортированию имущества в пределах страны.

Иные документы

Споры имеют место при различных грузоперевозках и автомобильные тому не исключение. В случаях возникновения конфликтных ситуаций оформляют особую документацию. Это акты, где указываются, в связи с какими обстоятельствами был нанесен ущерб отправителю; претензии и иски. Последние являются крайней точкой в отношениях, когда мирно урегулировать вопрос не удается.