Офисный переезд: 3 приема для экономии времени, денег и нервов

В последнее время для большинства людей офис становится чуть ли не вторым домом. Ведь большую часть жизни современный человек проводит именно здесь. Если человек долгое время работает на одном рабочем месте, постепенно у него накапливается достаточное количество вещей и документов.

Однако ни одна компания не может быть застрахована от переезда. Дело в том, что большинство офисов располагается в арендованных помещениях, и в случаях повышения арендной платы или, если работодатель найдет более выгодное предложение, будет принято решение о переезде офиса.

Переезд компании необходимо правильно организовать. Ведь здесь самое главное не только перевезти все вещи с одного места на другое, но и обеспечить быстроту распаковывания вещей, чтобы продолжить работу в обычном режиме.

Каждый день, который будет потрачен на переезд на новое место работы компании, отнимает у компании возможную прибыль, что недопустимо. Для того, чтобы правильно организовать офисный переезд стоит обратиться к специалистам, ведь самостоятельно осуществить это получается не у каждой организации. Однако просто обратиться в мувинговую фирму недостаточно. Для того, чтобы решить проблему офисного переезда наилучшим образом, стоит подойти к процессу очень ответственно.

Рассмотрим первый сценарий, под громким название «Самостоятельный офисный переезд».

Как показывает практика, это самый настоящий цирк. Так как все пытаются чем-то помочь один одному. Все начинается с того, что руководство компании доносит информацию о предстоящих переменах. Работа как говориться полностью останавливается и коллектив собирается для обсуждения данной новости и строения планов. Опытные работники как правило уже заранее знают, что все построенные планы не воплощаются, так как ни раз они сталкивались с переездами. Но все же они поддерживают дискуссию с коллективом, в основном для разнообразия повседневной офисной жизни работников.

Самым значимым и наиболее интересным эпизодом является осмотр нового рабочего места, то есть самого нового офиса. Первоначально в коллективе проходит мнение, что если руководство выбрало данное помещение и одобрило его, то заниматься повторным осмотром не имеет никакого смысла. После чего коллектив принимает решение отправить кого-либо посмотреть куда и как будет размещено оборудование. Но как правило таких желателен набирается большое количество. Впрочем, весь коллектив не в силах оставить офис и сразу поехать на новое место прописки, так как должна быть осуществлена видимость работы. Помимо видимости работы требуется тщательно обсудить дальнейший переезд. А вот здесь и самое интересное, все будут пытаться поехать в одиночку и придумывать различные оправдания. 

Так как переезд -это всегда хаос, так не будем про это многое писать. Все с этим сталкиваются, в итоге получают различные потери. Теряют все, от мелких деталей таких как ручки, какие- либо документы, так и более крупные, вплоть до офисного оборудования.

Этапы подготовки

Для того, чтобы организовать переезд офиса организации необходимо подойти к этому вопросу со знанием дела. Особое внимание стоит уделить подготовке к переезду. Даже если вы решили заказать офисный переезд, мувинговая компания не сможет выполнить ряд задач по объективным причинам.

Условно можно выделить несколько этапов, связанных с грузоперевозкой компаний, а именно

• принятие решения;
• выбор специализированной компании, осуществляющей грузоперевозки;
• подготовка к переезду;
• переезд и обустройство в новом помещении.

Для начала необходимо решить все организационные вопросы. Решение о переезде принимает руководство компании. При этом директор организации может принять такого рода решение самостоятельно, либо посоветовавшись с работниками. Причин для смены месторасположения офиса компания может быть множество, среди которых: покупка собственного помещения; сокращение или увеличение числа работников; срок действия договора аренды подошел к концу и др.

Смена местонахождения — это всегда волнительное событие. Предупредить работников необходимо минимум за 2 недели до предстоящего переезда. Также предварительно надо извести все обслуживающие организации. О смене расположения офиса необходимо известить всех постоянных клиентов.

Важный момент: правильно упаковать коробки

Все перевозимые вещи стоит разделить по единому принципу: работник-этаж, где будет расположено рабочее место-номер кабинета. Также стоит правильно распределить приоритеты, определив какие вещи необходимо распаковывать в первую очередь, а какие можно и чуть позже.

Все офисные вещи можно разделить на несколько категорий:

• документы, которые должны быть собраны в полном объеме;
• мебель, следует разобрать и расположить по отдельным коробкам;
• оргтехника;
• сейфы, перевозку которых обязательно доверять только специалистам;
• растения, их нельзя возить с предметами крупных габаритов.

Теперь рассмотрим второй сценарий - офисный переезд по заказу, под ключ 

И так, переезд по заказу более скучная процедура, чем было упомянуто выше. Все потому что занимаются этим профессионалы, он очень быстрый и да воли скучный.

Для того чтобы найти фирму которая занимается перевозками грузов в России, требуется написать в поисковой системе Яндекс, в категории запрос «офисная передка». Там находим компанию которая занимается перевозкой мебели в любых количествах.

Как правило, такими перевозками занимаются компании, которым не составит никакого труда организовать и осуществить перевозку. Все благодаря тому, что у обученных людей этим делом, все отлажено до автоматизма. 

Первый этап таких работ всегда начинается с непосредственной оценки стоимости работы, после чего происходит заключение договора. Эту услугу оказывает проф. оценщик, который тщательно осматривает помещение, составляет план проведения работ и согласовывает с заказчиком. В основном в договорах компаний встречается пункт, который гарантирует целостность перевезенной мебели, и тогда заказчику не стоит волноваться.

После составления всех необходимых документов и подписаны все договора, к работе приступают упаковщики. Цель упаковщиков как можно тщательней упаковать перевозимый груз в различный тип коробки, подписать их и обернуть в упаковочную пленку. Так происходит попадание личных вещей сотрудников в специальные боксы, а мебель попадает в общий контейнер.

После того как упаковщики выполнили всю свою работу, к работе приступает группа грузчиков. Следует отметить, что грузчики в таких компаниях зачастую не имеют вредных привычек и да воли сильно физически развиты. Не стоит их путать с вечно пьяными разгрузчиками в магазинах. Грузчики здесь работают быстро и выносят все вещи аккуратно в машины. Там как правило их аккуратно фиксируют. В самую последнюю очередь грузчики выносят тяжелые сейфы и другие увесистые предметы интерьера.

После того, как все вещи загружены, к работе приступают сами перевозчики. При доставке груза к другому офису, все действия начинаются производиться в обратном порядке. Сначала тяжелые и более громоздкие вещи, а после все остальное. Так же происходит и распаковка.

Выбор перевозчика

Несмотря на то, что сегодня выбор профессиональных компаний, которые занимаются грузоперевозками, довольно широк и разнообразен, сделать его бывает не так просто. Выбирая компанию-перевозчика, надо обращать внимание на ряд показателей, среди которых: опыт работы, отзывы предыдущих клиентов, стоимость оказываемых услуг, наличие каких-либо гарантий, вид используемого транспортного средства, возможность оказания комплексных услуг.

Стоит обращать внимание на каждую мелочь. Ведь все вещи обязательно должны быть доставлены в целости и сохранности. Очень обидно также будет, если при перевозке будут потеряны важные документы.

Договариваясь с компанией-перевозчиком, стоит обговорить ряд моментов. Прежде всего, сообщается объем перевозимых грузов. Это необходимо для выбора транспортного средства. Кроме того, довольно часто компании интересуются примерным перечнем перевозкой мебели, особенно в тех случаях, когда предусмотрены комплексные услуги, куда входит разборка и сборка мебели.

Обязательно следует обговорить сроки доставки груза. Чем они меньше, тем лучше. Также ряд компаний-перевозчиков оказывают услуги по срочной офисной перевозки, но они обычно стоят дороже.

Если правильно организовать переезд компании в другое помещение, то можно существенно сэкономить денежные средства и потратить минимум времени. И тогда приступить к работе можно будет практически сразу, не доставив неудобства своим клиентам.