Офисный переезд: два сценария для перевозки вещей

Не секрет, что подавляющее большинство коммерческих предприятий меняет офисы раз в два-три года, а некоторые молодые компании делают этого и того чаще. Причины переезда могут быть самыми разными — это и банальное непродление договора аренды, и появление более удобного помещения и слишком высокая цена «квадрата» на старом месте и многие другие факторы, зачастую весьма курьезные.

В нашем распоряжении имеется случай, когда одно небольшое кадровое агентство сменило адрес только потому, что из окон нового офиса была видна неохраняемая стоянка, на которой размещались автомобили сотрудников.

Впрочем, причины офисного переезда для нас не представляют никакого интереса, поскольку темой данной статьи являются различные сценарии самого переезда. Таких нам известно всего два — это сценарий переезда, организованного своими силами и сценарий переезда, который поручен специализированной транспортной компании.

Сценарий первый — самостоятельный офисный переезд

Это не просто неорганизованная и бестолковая деятельность: в подавляющем большинстве случаев это театр абсурда.

После того как руководство сообщает коллективу о предстоящих переменах, все рабочие процессы приостанавливаются, как минимум, на несколько дней, поскольку коллектив обсуждает новость и строит планы переезда. Планам этим, как правило, не суждено быть воплощенными, и самые опытные офисные работники отлично об этом знают, поскольку сами переезжали не раз. Впрочем, они все равно с энтузиазмом участвуют в общем обсуждении, поскольку подобные дискуссии вносят некоторое разнообразие в ежедневную офисную рутину.

Самым интересным эпизодом при обсуждении самостоятельного офисного переезда является осмотр нового офиса. Поначалу в коллективе бытует мнение, что, поскольку руководство осмотрело помещение и одобрило его, заниматься вторичным осмотром нет никакого смысла. Затем поступает предложение отправить кого-нибудь прикинуть «как разместить аппаратуру», а впоследствии выясняется, что этих кого-то набралось человек пятнадцать. Впрочем, все сразу все равно не смогут отправиться на новое «место прописки», поскольку кто-то должен сидеть в офисе, обсуждать детали будущего переезда и создавать видимость работы. Это, пожалуй, еще хуже, поскольку не поехавшие сразу, впоследствии будут отлучаться с работы поодиночке, объясняя свое отсутствие организационными хлопотами.

О том, как проходит сам переезд, не стоит и писать, поскольку любому человеку, склонному к аналитической деятельности, и так все понятно. Очень редко подобная организация процессов не приводит к авралам и исчезновениям мелких предметов, документов и даже техники. Обижаться в данном случае приходится только на себя, поскольку ни грузчики, ни водители не несут никакой ответственности за судьбу переносимого и перевозимого имущества.

Сценарий второй — офисный переезд по заказу

Чтение этих строк не доставит никому не малейшего удовольствия, поскольку в тех случаях, когда организацией переезда занимаются профессионалы, все происходит очень быстро и скучно.

Итак, начинаем поиск в Яндексе по запросу "офисная перевозка" и находим компании которые доставят мебель для офиса в любом количестве.

Как правило, квартирными и офисными переездами занимаются компании, оказывающие услуги по организации и осуществлению грузоперевозок. Технологии переезда на таких предприятиях отлажены до автоматизма и, как правило, они справляются со всеми задачами в течение субботы и воскресенья.

Начинается офисный переезд с оценки стоимости работ и подписания договора. Эту задачу выполняет профессиональный оценщик, который осматривает оба помещения, составляет и согласует план проведения работ, смету и договор на оказание услуг. К слову, многие компании включают в договор пункт о полной материальной ответственности перевозчика, что дает дополнительные гарантии того, что переезд пройдет по плану.

После того, как все документы составлены, одобрены и подписаны, в дело вступают упаковщики. Упаковщики аккуратно складывают вещи в картонные и пластиковые коробки, заполняют свободное пространство упаковочной бумагой и пленкой и маркируют их. При этом личные вещи сотрудников попадают в индивидуальные боксы, а предметы общего пользования — в общие контейнеры.

Офисная техника отключается и упаковывается в отдельные, заполненные пенополиэтиленом коробки сразу после того, как все мелкие предметы и документы откажутся в боксах. За качественное выполнение этой работы отвечают специалисты, имеющие навыки работы с подобной аппаратурой и лично отвечающие за каждый провод.

На этом работа упаковщиков завершена и в дело вступают грузчики. Следует отметить, что современные профессиональные грузчики не имеют ничего общего с вечно пьяными субъектами, разгружавшими машины в советских продуктовых магазинах: здесь пьянство, а зачастую и курение недопустимо. Грузчики быстро и аккуратно выносят все вещи и закрепляют их в автомобилях: при этом коробки никогда не стоят вперемешку с мебелью, поскольку, соблюдение строгой последовательности размещения предметов является необходимым для быстрой разгрузки машин. Последними, как правило, выносят сейфы и другие тяжелые предметы.

После того как все коробки загружены, закреплены и еще раз пересчитаны, автомобили доставляют их в пункт назначения. В новом офисе все работы выполняются в обратной последовательности: сначала тяжелые предметы и мебель, затем офисная техника и в конце мелкие предметы и личные вещи сотрудников. Завершается переезд проверкой имущества и подписанием акта приемки.