Профессиональный или самостоятельный переезд офиса?

Большинство современных компаний не имеют в собственности постоянного офисного центра. Ведь арендовать необходимое по площади помещение в уже готовом комплексе является более выгодным вариантом размещения собственного бизнеса или филиала фирмы из другого города.

Тем не менее, независимо от того, какой тип компании представлен, не исключено, что возникнет необходимость совершать офисный переезд. Он может быть добровольным (каждая организация совершенствуется, расширяется) или вынужденным (смена условий на аренду помещений, которые стали невыгодными или неудобными). Независимо от причины, побудившей сменить адрес, переезд офиса должен осуществляться опытными специалистами. Таких можно найти в профессиональной транспортной компании.

Непрофессиональный переезд — существенные убытки владельца

Существует несколько причин, по которым именно в ситуации с перевозом оборудования компании так необходим профессионализм. Для начала стоит рассмотреть, что перемещают на новый адрес при офисной смене площади. Прежде всего, это мебель. Рабочие столы, стулья, а также шкафы — все это неотъемлемые составляющие для каждого офиса абсолютно любой организации. Их сохранность очень важна, так как ответственность за них несет сотрудник компании. Приобретать офисную мебель заново — это сложная и дорогостоящая задача, легче избежать ее поломки с помощью профессиональных услуг квалифицированных грузчиков.

Второй объект офисного переезда — это оборудование. Оно может быть представлено разной техникой, в зависимости от того, какая деятельность велась на территории офисного помещения. Это может быть компьютерная техника, серверное оборудование и многое другое. Его ценность заключается не только в непосредственной стоимости покупки. Необходимо также побеспокоиться о сохранности информации, которая в них хранится. В случае использования услуг профессиональных компаний по переезду, риски порчи техники, следовательно, и утраты ценных сведений, минимальны.

Еще один объект, который понадобится перевезти при переезде организации на новое место работы — это документы. Как выясняется, во время упаковки вещей их оказывается гораздо больше, чем могла показаться на первый взгляд.

Многочисленные папки с документациями, копиями и оригиналами договоров, а также личные документы клиентов нельзя ни потерять, ни испортить во время транспортировки. Для того, чтобы все оставалось на своих местах, понадобятся аккуратные грузчики для переезда. Как правило, их работу регулируют специально назначенные сотрудники, компетентные в вопросе документов.

Переезд «под ключ» от профессионалов

При офисном переезде владельцы офисов могут пойти несколькими путями, а именно:

• обратиться в первую попавшуюся фирму, указать место переезда и оставаться в стороне (не назначая ответственных лиц из числа сотрудников, не сопровождая грузовой автомобиль и т.д.). Подобное решение достаточно рискованно, даже если контролировать процесс будут представители переезжающей компании;
• обратиться в фирму с отличной репутацией, но договор составлять в устной форме. Не менее рискованный шаг. При порче товарно-материальных ценностей от такого исполнителя, компенсации не дождаться;
• переезд офиса под ключ. При оказании данной услуги с исполнителем составляется письменный договор с указанием всех работ (услуг), которые он обязан реализовать.

Письменный договор между руководителем офиса и компанией, осуществляющей переезд, предоставляет гарантию качества услуг, целостности перевозимых предметов и выполнения всех обязательств со стороны перевозчика. В нем будут указаны все пункты относительно обязательств с обеих сторон и расписаны этапы услуг, которые будут оказываться.

Из каких этапов состоит классический вариант офисного переезда? Он включает в себя немного шагов. В первую очередь, это планирование времени, на которое будет рассчитан процесс перевозки. Оно может быть различным. В том числе могут быть рассмотрены варианты осуществления транспортировки в выходные дни, позднее или вечернее время, а также праздничные периоды. Срок, за который должен будет осуществиться переезд, обговаривается заранее и заносится в договор. Именно по нему в дальнейшем вычисляется продолжительность эксплуатации грузовой машины и оказания услуг профессиональных грузчиков.

Далее идет планирование объема перевозимых грузов. В зависимости от того, насколько габаритны они будут, будет предоставляться количество грузчиков, а также автомобили. В запасе автопарка у организации, осуществляющей переезд, всегда имеется большое разнообразие грузовых транспортных средств. Они классифицируются, прежде всего, по своей грузоподъемности. Помимо этого, стоит заранее предупредить сотрудников компании и о том, какой тип мебели будет транспортироваться и имеется ли среди нее антикварные объекты, а также есть ли в списке вещей особенно ценная техника.

После этого будет осуществлен выезд профессиональных грузчиков на объект. Здесь происходит разборка мебели, демонтаж крупного оборудования, упаковка предметов и многое другое.

Когда подготовка закончена, начинается погрузка всех перевозимых предметов и выполняется их непосредственное перемещение. Переезд осуществляется по заранее проложенному и обговоренному маршруту, который указывается в договоре.

По прибытию на место мастера проводят сборку всех предметов мебели, а также установку оборудования. Все, что останется за заказчиком — это разложить мелкие и личные вещи по местам.