Акт приема-передачи при грузоперевозках

Услуги в сфере грузоперевозок напрямую связаны с процессом передачи-приема товаров. Документально эта процедура обычно оформляется в виде товарной накладной.

Но порой согласно составленному договору требуется составление акта приема-передачи продукции.Он помогает зафиксировать в письменном виде факт ее отправки. Также он ценен тем, что в нем в точности указываются важные характеристики перевозимого груза.

Когда необходимо составление акта приема-передачи

Особенно актуально оформление акта в спорных ситуациях, когда получатель груза имеет претензии относительно количества и качества полученных вещей или сырья. В данном документе фиксируется все, вплоть до наличия на отдельных экземплярах товара мелких дефектов. Так, это доказательная основа того, что отправитель отослал качественный или бракованный товар. Данный документ обязательно рассматривается судебными экспертами в тех случаях, когда на одну из сторон заводится дело.  Он зачастую влияет на решение судье в подобного рода вопросах. 

Документ также составляется в обязательном порядке тогда, когда товар отправляют на хранение. В данном случае он нужен для письменного удостоверения состояния груза на момент его отправки. В нем же указываются надлежащие для данного товара условия хранения. В документ также вписываются персональные данные лица, ответственного за сохранность передаваемых вещей. 

Немногие знают, что некоторые виды груза транспортируются лишь при наличии данного документа. Это обязательное условие накладывает на него закон.

Так, он необходим при перевозке высокотехнологичных аппаратов либо техники.Такое требование связано с тем, что такое оборудование должно быть предварительно перед отправкой проверено. В этих случаях проводится строгий контроль качества продукции. 

Правила оформления акта приема-передачи груза

Надо удостовериться, что лица, принимающие участие в проведении данной процедуры, имеют право на данные действия и являются уполномоченными представителями каждой из сторон сделки. Доказательством правомерности их действий могут быть доверенности, выданные руководством, либо нотариально подтвержденные  приказы. В документации подобного рода подробно описывается перечень возложенных  на конкретного сотрудника обязанностей от лица фирмы. В принципе, такого рода информация может быть изложена произвольным текстом, однако принципы делопроизводства должны быть соблюдены. 

Для составления документа применяются 2 листа А4. Оба заверяются подписями руководства компаний (либо их доверенных сотрудников). Можно также поставить на экземплярах документа печати, но российское законодательство не обязывает организации к этому. Штампы в акте ставятся так, «на всякий случай». И это правильно. 

В документе указываются данные об участниках этой процедуры. В частности, в него бывают вписаны названия и реквизиты фирм, а также ФИО сотрудников, ответственных за выполнение порученных им действий. Что касается информации о товаре, то в документе должны быть отображены все возможные характеристики товара (объем (количество), качество, внешние данные, ассортимент, работоспособность, стоимость).

Если на перевозимых вещах есть повреждения либо заводской брак, то это также обязательно указывается в документации. Дополнительные сведения об этом вносятся в документ по настоянию одной из сторон сделки.  

Подробная инструкция по составлению акта

В какой последовательности вносятся сведения в данный документ? Они вносятся в следующем порядке:

1. Информация о том, к какой основной документации прилагается данный акт.  Если основой для него явился договор между двумя компаниями, то указывается его номер и дата его составления. Акт также номеруется и датируется. 
2. Далее в акте следует название компании- отправителя груза и персональные данные доверенного лица компании. Традиционно это бывает представитель руководящего поста. 
3. Также указывается название документа, на основании которого представитель компании уполномочен участвовать в этом процессе. 
4. Затем в документ вносятся все вышеперечисленные сведения, но уже касательно второй стороны, участвующей в процессе.
5. Условия приема-передачи.
6. Ассортимент товара. Он представляет собой список товаров, из которых состоит груз. Обязательно указываются цены каждого из них и общая стоимость (ее пишут внизу списка). 
7. Информация о состоянии товара. Если имеются какие-либо изъяны либо брак, то это нужно отметить. Если состояние груза отличное, эту информацию тоже обязательно надо вписать в документ. 
8. В акте по приему-передаче  товара обязательно надо зафиксировать, что принимающая груз сторона не имеет претензий к состоянию его составляющих. 
9. Далее в документе указывается количество его экземпляров и их юридическую равноценность.
10. Завершающая строка – Подписи уполномоченных представителей обеих сторон.  Можно поставить и печати.

Немного из истории

Следует отметить, что оформлять такие акты смогли лишь с 2013 года.

Ранее закон обязывал ИП применять утвержденные образцы бланков.

С 2013 года компаниям было дано право оформлять данный документ в произвольной форме. Если та или иная компания утверждает за собой составленный ею образец акта, то на бланке должны быть указаны ее реквизиты. Вот так выглядел бланк документа до 2013 года

Нюансы составления акта по приемке-передаче грузов на транспортировку

Любая работа требует последующей проверки на правильность ее выполнения. И оформление акта не является исключением. После того, как его экземпляры заполнены, надо обязательно еще раз внимательно просмотреть и проверить содержимое документа. Наличие подписей, правильность их расшифровки, реквизиты, заполнение всех строк и столбцов в подготовленных листах, - одним словом, ничто не должно быть упущено из виду. Мало кто знает, что подписываться уполномоченные представители должны собственноручно. Это значит, что факсимиле лучше не использовать. Хотя законодательство допускает последний вариант, но во избежание налоговых рисков лучше подписываться вручную. 

Это говорит о том, что акт как документ чрезвычайно важен. Ведь он не только фиксирует процесс сдачи-принятия груза, но и служит доказательной базой для налоговой инспекции в случае необходимости проверок с ее стороны. 

Если разногласия все же возникли

Не всегда задуманное дело проходит гладко. В практике грузоперевозок случаются непредвиденные обстоятельства, в результате которых у одной из сторон возникают претензии. Большею частью такие разногласия касаются состояния либо объема продукции. К примеру, указанные в акте показатели качества отличаются от того, как выглядят товары в действительности. 

При возникновении спорных вопросов составляется акт разногласий при приемке товара. В него вписываются сведения о реальном состоянии груза. Расписываются под этой информацией представители комиссии, которую специально создают для проверки обстоятельств дела,  и уполномоченный сотрудник поставщика товара. Такой документ обязателен во всех  спорных случаях. После того, как акт составлен, он вместе с остальной документацией передается в бухгалтерию.  

Стоит отметить, что,  в отличие от акта приемки-передачи товара, акт разногласий при приемке товара составляется с использованием унифицированных форм бланков. Причем выбор их разновидности зависит от категории перевозимого груза. Это вполне закономерно, поскольку содержимое грузов в каждом отдельном случае имеет специфические характеристики. К примеру, кирпичи оценивают по одним параметрам, а бытовую технику – совсем по другим. 

Акт разногласий при приемке товара также,  как и акт по приемке-передаче груза, оформляется как минимум на двух бланках (для каждой из сторон). Особенно актуально наличие данного документа в тех случаях, когда вещи передают без составления какой-либо другой документации. Акт может выручить и в случае расхождения сведений о товаре у сторон. Данный документ здесь приобретает ценность не меньшую, нежели договор между компаниями.  

Но составлять акт приема-передачи организации могут не только с другими юридическими лицами. С тем же успехом и законностью оформлять данный документ компания может с физическим лицом. Ведь зачастую бывает так, что человек покупает товар, качество которого его не устраивает. И тогда он вправе требовать  у организации, продавшей ему такую продукцию, его замены либо возврата денежных средств (если предоплата с его стороны была сделана).

Важно

Бывает и так, что для решения разногласий требуется экспертиза.

Создается комиссия, беспристрастно оценивающая качество груза. Те факты, которые она засвидетельствует, будут в письменном виде отображены в документе и заверены подписями ее представителей. 

Как оформляется акт в тех случаях, когда дефекты товара выявляются совсем неожиданно для одной из сторон, мы уже рассмотрели. А что делать, если о заводском браке либо других недостатках груза известно обоим участникам приема-передачи продукции и ее приходится возвращать обратно? Такая ситуация относится к тем случаям, когда просто необходимо оформление акта возврата товара.  В нем также описываются характеристики товара и его состояние. В нем, помимо этого, указывается причина, по которой груз возвращают отправителю. Обычно в этой графе документа пишется «заводской брак». Далее данное обстоятельство описывается самым подробным образом: в чем именно и в каких частях товара обнаружены дефекты, какого они рода, и т.д.

Более того, к акту возврата прикрепляют фото бракованной продукции. Такой снимок является важным доказательством. Обычно фотографируют товар представители комиссии, проверяющей продукцию на наличие недостатков. 

Нетипичные случаи

Бывает и так, что в процессе, связанном с передачей груза, участвует не две, а три стороны. В таких случаях минимальный комплект бланков с актами – 3 экземпляра. Вполне вероятно, что понадобятся копии данного документа для охранной организации, сопровождающей груз в пути, а также транспортной компании, перевозящей товар по месту назначения. 

Акт по приемке-передаче товара – это вид первичной документации. Он составляется с целью письменно зафиксировать факт передачи груза от одного лица другому (неважно, юридическое это лицо или физическое). Главное в акте – это его содержание. В нем имеется вся информация об объекте передачи и его стоимость, а также персональные данные о людях, уполномоченных совершить процедуру приемки-передачи. Документ имеет правоустанавливающую силу.