Документальное оформление грузоперевозок

Документальное оформление грузоперевозок для исполнителя является обязательным мероприятием. На основании ряда документов он будет отчитываться перед уполномоченными органами об оказываемой деятельности. Что касается заказчиков, то предоставляемые транспортной организацией бумаги выступают своего рода защитой, что товарно-материальные ценности будут доставлены в срок в целости и сохранности.

Для обеих сторон документация играет важную роль. Она позволяет официально зафиксировать права и обязанности каждого из участника, при возникновении спорных ситуаций, разрешить самостоятельно, имея веские основания или в судебных инстанциях, если компромисс не был достигнут в ходе переговоров.

Какую документацию оформляют при грузоперевозках?

Оказание услуг по транспортировке грузов имеет ряд особенностей. Перед перевозкой груз необходимо должным образом оформить. Процедуру оформления проходят все грузы без исключения. Ни одна транспортная компания не выпустит в рейс водителя, если на груз отсутствуют документы. Стоит отметить, что погрузочно-разгрузочные работы также проводятся при наличии определенного пакета документации.

Деятельность компаний, занимающихся транспортировкой грузов, регулируется действующим законодательством РФ. Транспортировка любого груза происходит на основе договора на оказание услуг, заключенного между сторонами (логистической компанией и заказчиком транспортировки груза). Транспортной компанией выдается накладная на груз, которая предъявляется в пути по требованию сотрудникам ГИБДД, а также в месте доставки в процессе разгрузки.

В последнее время довольно часто заключается трехсторонний договор по грузоперевозкам, сторонами которого являются отправитель, логистическая компания и получатель. Иногда сторонами договоров на грузоперевозки являются отправитель и экспедитор.

Иногда груз транспортируется при помощи нескольких видов транспорта. В подобных ситуациях отправитель и грузоперевозчики заключают договор о совместной работе (так называемое смешанное сообщение).

Процесс оформления документации на перевозимый груз

1. Первичный учет транспортируемого груза. На грузовой автомобиль, который будет доставлять груз, составляется путевой лист. Роль данного документа — первичный учет груза. В документе указываются следующие сведения:

• название транспортной компании;
• реквизиты и данные перевозчика;
• тип транспорта, его марка, а также регистрационный номер ТС;
• личные данные водителя, а также человека, сопровождающего груз.
• сведения о водителе и автомобиле (возраст водителя, время выезда, данные, полученные из спидометра авто, сведения о техническом состоянии ТС, а также наличие допуска водителя к управлению данным транспортным средством);
• сведения о задании (маршрут, наименование отправителя, наименование транспортируемого груза, а также расстояние до места доставки);
• сведения о медосмотре водителя перед выходом в рейс и прочая информация.

2. Оформление накладной. Обязательная процедура оказания услуг по транспортировке грузов коммерческими организациями. Не требуется она только на груз, по которому ведется складской учет. Оформление документа осуществляется на каждый груз. Не стоит забывать, что помимо накладной в обязательном порядке оформляется заказ-квитанция на транспортировку.
3. Груз, который будет доставляться, страхуется. Страхование может носить как обязательный, так и добровольный характер. Оформление страховки осуществляется в рамках законодательства. Под обязательным страхованием понимается страхование, где ответственность за сохранность доставляемого груза лежит на грузоперевозчике. Такое страхование включает в себя возмещение стоимости груза при ДТП, а также при причинении какого-либо имущественного вреда.

Все транспортные компании, занимающиеся оказанием услуг по грузоперевозкам, обязаны оформлять перевозимые грузы. В противном случае законодательство предусматривает применение в отношении перевозчиков штрафных санкций в виде арестов транспортных средств. Нередки случаи, когда отсутствие сопроводительных документов на груз приводило к его конфискации. При этом для грузоперевозчика самым негативным последствием может стать потеря лицензии на ведение деятельности.

В заключении стоит отметить, что, планируя совершать грузоперевозки, оформление документов — обязательно. Во избежание проблем с законом и заказчиками из-за некорректного оформления, в штате должен иметься компетентный специалист. При значительных объемах грузоперевозок, транспортной организации, не стоит экономить на компьютеризации процесса. Для этих целей существуют специальное программное обеспечение.