Особенности документооборота в области грузоперевозок

В настоящее время любой вид деятельности не обходится без документов. И если правильно организовать документооборот в компании, то можно избавить себя и весь коллектив от головной боли.

В сфере грузоперевозок действуют свои особые правила для оформления документации. Водитель, отправляясь в путь и доставляя груз до места назначения, обязательно берет с собой необходимое количество документов, без которых груз перевозить запрещено. Те документы, которые получает при выезде из пункта назначения, должны быть подписаны у грузополучателя. Без них невозможно будет доказать, что услуга оказана в полном объеме. Следовательно, и оплату можно не получить. Однако не все участники рынка грузоперевозок понимают то, каким образом должен быть организован документооборот в грузоперевозках.

Первичные документы

Главным и основным документом считается транспортная накладная — это перевозочный документ, который подтверждает заключение договора, заключенного между грузоперевозчиком и грузополучателем. Товарная накладная может быть составлена как для каждой партии груза отдельно, так и для всего груза в целом. Она составляется в 3 экземплярах для каждого участника соглашения: грузоперевозчик, грузоотправитель и грузополучатель.

Товарно-транспортная накладная имеет унифицированную форму и обязательно должна содержать ряд данных, среди которых:

• данные о заключенном договоре перевозке, где указываются реквизиты перевозчика, дата и время отправки и получения грузополучателем;
• требования к процессу выполнения перевозки с технологической стороны;
• список документов, которые переданы перевозчику;
• сроки выполнения работ;
• обязательства сторон договора;
• инструкции для перевозчика, а также место, где могут быть указаны замечания, если клиент будет недоволен качеством выполнения работ.
• дополнительные данные, которые вносятся по усмотрению сторон договора о грузоперевозках.

К первичным документам также относится путевой лист. Этот документ предоставляет водителю возможность выезда из гаража на автотранспортном средстве. В путевом листе водитель должен указывать следующие данные: ФИО водителя, характеристика автомобиля с подтверждением его исправности, задание водителю, данные о перевозимом грузе, расчет и контроль топлива.

Документация, необходимая для транспортировки груза

Для того, чтобы осуществлять грузоперевозки между заказчиком и исполнителем, оформляется ряд документов. Первоначально заказчик обращается в компании с оформленной заявкой, где описывается, что именно требуется выполнить. Заказ-наряд оформляется в 3 экземплярах, 2 из них остаются у грузоперевозчика. Как только данный документ поступает в транспортную компанию, в течение 3 дней руководство должно рассмотреть его и дать согласие на выполнение работы либо отказаться от него.

На основании заявки заключается договор. В нем прописывается права и обязанности сторон. Этот документ относится к коммерческому типу документации. Здесь прописывается то, как будет осуществляться оплата выполненных работ. Договора могут быть разного вида: долгосрочные, разовые.

Без накладной также невозможна перевозка грузов. Товарная накладная представляет собой один из первичных видов документов. Он необходим для того, чтобы оформлять продажу тех или иных ценностей. Чаще всего она оформляется в унифицированной форме по названию ТОРГ-12, утвержденная в 1998 году Постановлением Госкомстата. Однако организация вправе создать и внедрить собственную иную форму для накладной. К процессу грузоперевозок данный документ не имеет никакого отношения.

Правильная организация в компании документооборота в компании позволяет обезопасить весь процесс грузоперевозок. Ведь имея все документы на руках любая из сторон может доказать свою правоту либо получить компенсацию при условии, если были нарушены обязанности одной из сторон.

Процесс документооборота — дело ответственное и важное. Поэтому в крупных транспортных компаниях имеется целый отдел, которому поручается занимать только подготовкой необходимой документации. Документы для перевозки должны быть оформлены грамотно с юридической стороны.